Процедуры выверки в iScala

Типичными и распространёнными задачами в любом учёте, и в частности, при работе в iScala является выверка. Выверка, то есть проверка правильности и непротиворечивости показателей в информационной системе.

Поскольку данные постепенно преобразовываются и мигрируют из модуля в модуль (например, формируются финансовые проводки из складских операций), Вы сравниваете исходные и результирующие данные. Мы знаем, что это монотонная и требующая продолжительного времени задача.

Типичные задачи выверки данных в iScala:

  • Проверка корректности переноса складских проводок в главную книгу,
  • Проверка на наличие проводок, не отосланных в главную книгу,
  • Анализ движение по счетам логистических модулей с указанием источника проводки,
  • Выявление причин рассогласования между «складскими» счетами и главной книгой,
  • Восстановление целостности складской базы данных.

Мы разработали ряд процедур и запросов к базе данных, которые позволяют эффективно провести выверку данных в iScala.

Далее подробнее опишем методы выверки.

Проверка корректности переноса складских проводок в главную книгу

Первичные или аналитические складские проводки создаются в модуле «управление запасами», как результат деятельности пользователей в следующих бизнес процессах:

  • Поставка по заказам на закупку,
  • Ввод счетов на поставку,
  • Отгрузка по заказам на продажу,
  • Регистрация выполнения заказов на работу,
  • Ввод складских проводок по перемещению запасов, инвентаризации и т.п.
  • Возвраты по заказам, коррекция данных отгрузки или поставки.

Часть проводок формируется автоматически при вводе возврата, при исправлении цены поставки, при вводе затрат по уже отгруженным партиям.

Для каждой складской проводки создается 2 строки: дебетовая и кредитовая, в соответствии со схемой автоматического учета, а также с учетом параметров склада, на котором выполнена проводка. Каждая созданная бухгалтерская проводка должна быть отослана в главную книгу при печати журнала проводок и обновлении главной книги.

Если пользователь корректировал проводки вручную: изменял бухгалтерские счета, добавлял строки, удалял строки, изменял схему автоматического учета, то появляется расхождение главной книги со складскими отчетами.

Если включено свойство расширенной выверки, то система позволяет сравнить элементарные бухгалтерские проводки с той проводкой, которая должна возникнуть согласно схеме автоматического учета и параметрам склада.

Разработанный запрос показывает расчетные и фактические значения для сумм проводки, для бухгалтерских счетов по дебету и по кредиту, а также год и месяц складской проводки и проводки, отправленной в главную книгу.

Один запрос отражает данные в укрупненном виде, другой – в подробном виде для каждой складской проводки, а также детально отображает проблемные проводки. При наличии расхождений в укрупненном отчете, имеется возможность посмотреть, в каких проводках произошли эти отклонения. В запросе указывается реальная дата, время ввода проводки и код пользователя. Полученная информация позволяет объяснить все расхождения и составить необходимые справки по выверки главной книги и склада.

Диагностика наличия проводок, не отосланных в главную книгу

При печати журнала бухгалтерских проводок в модуле управление запасами, система дает сообщение о том, что в списке складских проводок имеются необработанные проводки. Однако бухгалтеру трудно понять, за какой период проводки не обработаны, на какую сумму, какой пользователь создавал складскую проводку.

Разработанный запрос показывает подробную информацию о неотправленных проводках с указанием пользователя, реальной даты и времени ввода проводки, а также значение номера складской проводки в сравнении с указателем стартового номера обработки проводок.

Перечень проводок отсортирован по дате проводки, что позволяет спланировать процесс создания проводок главной книги по периодам.

Движение по счетам логистических модулей с указанием источника проводки

Часто бухгалтер сравнивает складской отчет с Главной книгой и видит, что остатки на складском счете не соответствуют сумме в складском отчете. Зачастую, причиной такого расхождения являются проводки, введенные на складской счет из модулей главная книга, книга закупок или книги продаж и т.д.

Чтобы увидеть, какие суммы пришли на складской счет из каких модулей, разработаны 2 запроса, один показывает обороты по счетам главной книги по месяцам, а второй показывает те же данные накопительным итогом.

Выбор бухгалтерских счетов для отчета определяется бухгалтерскими счетами, введенными в схемы автоматического учета модулей: управление запасами, книга закупок, книга продаж, управление производством.

Суммы на счетах показываются раздельно для каждого источника проводки.

Код источника Источник проводки
/ проводка входящего сальдо.
5 проводка из книги закупок.
3 проводка из книги продаж.
B проводка из модуля управления запасами.
M проводка из модуля управления производством.
0 проводка, введенным через главную книгу.
1 сторно проводкаи, введенным через главную книгу.

Имеются и другие источники.

Когда бухгалтер видит, что сумма на складском счете с источником «модуль управление запасами» соответствует складскому отчету, он понимает, что склад «ушёл» в главную книгу корректно, но кто-то из сотрудников ввёл на данный счет проводку в других модулях.

Другие причины рассогласования между «складскими» счетами и главной книгой

Запросы разработаны для диагностики специфических случаев:

  1. Идентификация строк бухгалтерских проводок по складу, введенных вручную.
  2. Дата поставки и дата записи счета в главную книгу, относящиеся к разным месяцам (и даже к разным годам).
  3. Наличие поставок без введённого счета.
  4. Наличие проводок, введенных через склад без заказа на закупку.
  5. Обработка проводок 07, 10 типов и разницы между «отрицательными» и «фактическими» партиями. К данному запросу прилагается 12 страничный документ с теорией и пояснениями.
  6. Наличие счетов в книгах закупок и продаж без проводок главной книги.
  7. Наличие заказов на закупку с заполненным полем для стандартного счета (может нарушать баланс на контрольных счетах склада и книги закупок).
  8. Проводки книги закупок с контрольным счетом и без заказа на закупку.
  9. Проводки книги закупок, связанные с заказом, без контрольного счета.
  10. Необработанные и неотправленные  в главную книгу проводки журнала незавершенного производства.
  11. Разные даты проводок на складе и в журнале незавершенного производства
  12. Разные даты проводок на складе (производстве) и в главной книге.
  13. Анализ счетов отклонений производственных затрат от компонент стандартной стоимости изделия.
  14. Наличие рассогласований между стоимостью прихода на склад и в производственном модуле.
  15. Наличие изделий с кодом планирования 2 (движения на складе быть не должно).
  16. Расхождение между контрольными счетами склада и производства.

Восстановление целостности складской базы данных.

В редких случаях встречаются нарушения целостности складской базы данных. Обычно такая ситуация происходит при нарушении связи с сервером или при нарушениях на самом сервере при формировании складских проводок.

Нарушение целостности может иметь место между следующими показателями: суммарный остаток по проводкам, суммарный остаток по партиям, суммарный остаток по складам, остаток по позиции запаса.

Для «лечения» указанных ситуаций предназначена системная утилита «Stock rebuild». Однако данная утилита работает очень долго, особенно на больших объёмах данных. Кроме того, данная утилита нарушает связь меду записями таблицы складских проводок и таблицей – протоколом создания бухгалтерских проводок, а также, утилита неприменима, если за время эксплуатации системы менялся метод оценки запаса.

Для идентификации случаев нарушения целостности также разработан объект быстрого поиска.

К сожалению, общего алгоритма для восстановления целостности не существует, но существуют типовые подходы, которые могут быть предложены для восстановления целостности данных.

 

Чтобы воспользоваться запросами для выверки данных, а также для получения консультаций по их настройке и применению, обратитесь в отдел консалтинга компании Epicor:

Александр Горбачев, менеджер отдела консалтинга
тел. +7 495 799 5666
e-mail: agorbachev@epicor.com

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *